Zusatzleistungen und Selbstzahler im Pflegedienst: Wie Fakturia die Abrechnung vereinfacht

Pflegekräfte sollen sich um Menschen kümmern, nicht um Tabellen. Trotzdem landet bei vielen Pflegediensten und Betreuungsanbietern ein Teil der Verwaltung am Schreibtisch der Geschäftsführung: Alltagsbegleitung, Haushaltshilfe, Fahrdienste, Beratungsleistungen oder Mietmodelle für Hilfsmittel, die der Kunde selbst bezahlt, wollen regelmäßig und korrekt abgerechnet werden.

Eine Einordnung vorab: Die Abrechnung mit den Pflege- und Krankenkassen läuft in der Branche über spezialisierte Software und ist nicht das Einsatzgebiet von Fakturia. Es geht in diesem Beitrag um alles, was Sie Privatkunden und Selbstzahlern in Rechnung stellen, und um die Abläufe dahinter. Wir stellen Fakturia kurz vor, vertiefen zwei Funktionen und schauen auf ein aktuelles Thema, das für Pflegedienste einen interessanten Dreh hat.

Fakturia im Überblick: wiederkehrende Abrechnung ohne Handarbeit

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit wiederkehrenden Leistungen. Sie automatisiert den Weg vom Vertrag bis zum Zahlungseingang, so dass sich nach Angaben des Anbieters bis zu 85 % der Zeit einsparen lassen. Entwickelt wird sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und sich in Privatbesitz der Gesellschafter befindet. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg.

Die wichtigsten Bausteine:

• Verträge: Alle Kundenverträge lassen sich erfassen, auch solche ohne klassisches Abo, etwa Beratungs- oder Dienstleistungsverträge, samt Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.
• Rechnungslauf: Fakturia erkennt fällige Verträge, erstellt die Rechnung und verschickt das PDF automatisch per E-Mail.
• Zahlung: Lastschrift über die Hausbank oder Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal.
• Mahnwesen: mehrstufige Mahn-E-Mails mit der offenen Rechnung im Anhang und automatische Reaktion auf Rücklastschriften.
• Kundenportal: Kunden sehen Rechnungen und Verträge ein, laden Dokumente herunter und bezahlen offene Posten online.
• Buchhaltung: DATEV-Schnittstelle und Zugriff für den Steuerberater.
• Auswertungen und Schnittstellen: Reports als CSV, eine REST-API sowie Anbindungen über Zapier und Locoia.

Vertiefung 1: Einzelleistungen erfassen und mit Nachweis abrechnen

Ein Pflegedienst rechnet selten nur eine feste Monatspauschale ab. Neben einem monatlichen Grundbetrag fallen Einzelleistungen an: zusätzliche Begleitungen, ein Fahrdienst zum Arzttermin, eine Beratungsstunde für Angehörige. Für genau diesen Fall gibt es in Fakturia die Leistung.

Von der Leistung zur Rechnung

Eine Leistung ist eine vorerfasste, künftige Rechnungsposition. Ihr Team bucht sie in der Oberfläche oder per API ein, zum Beispiel „2 × Alltagsbegleitung“ mit einem Beschreibungstext. Beim nächsten Rechnungslauf prüft Fakturia, ob wartende Leistungen vorliegen, und nimmt sie automatisch mit auf die Rechnung. Den Preis müssen Sie dabei nicht jedes Mal angeben, er kommt vom Artikel oder vom Vertrag. Ist im Einzelfall ein abweichender Betrag vereinbart, überschreiben Sie den Nettopreis. Zusätzlich lässt sich ein frühestes Abrechnungsdatum festlegen, falls eine Leistung erst im Folgemonat berechnet werden soll.

Nachweise gleich mitschicken

Viele Kunden und deren Angehörige möchten nachvollziehen, wofür sie zahlen. Fakturia ermöglicht es, an Vertrag oder Leistung Dokumente anzuhängen, etwa einen Leistungsnachweis, und festzulegen, dass sie beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail mit der Rechnung zugestellt werden. Der Nachweis kommt dann ohne zusätzlichen Handgriff gemeinsam mit der Rechnung an, und Rückfragen im Büro werden seltener.

Individuelle Preise und Rabatte

Kein Kunde ist wie der andere. Die Standardpreise hinterlegen Sie am Artikel, abweichende Konditionen am einzelnen Vertrag. Sonderpreise haben dort Vorrang vor dem Artikelpreis, auch mit Staffeln und einem „gültig ab“-Datum. Rabatte lassen sich pro Vertrag und auch nur für einzelne Artikel vergeben, mit genau festgelegtem Gültigkeitszeitraum. Für die Steuer sorgt Fakturia: Dafür werden die Artikel Warengruppen zugeordnet, etwa für Leistungen mit 19 % Umsatzsteuer oder für steuerfreie Posten. Denken Sie bei Preisanpassungen daran: Haben Verträge keinen Sonderpreis, gilt ein geänderter Artikelpreis für alle laufenden Verträge, nicht nur für neue.

Auch wenn eine Rechnung unbezahlt bleibt, müssen Sie nicht selbst nachfassen. Das mehrstufige Mahnwesen verschickt pro Stufe eine E-Mail mit angepasstem Text und der offenen Rechnung im Anhang. Bei Lastschriften erkennt Fakturia über den Kontoabruf bei finAPI eine Rücklastschrift, informiert den Kunden und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Sie legen vorher fest, ob der Kunde danach auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert wird. Gerade bei Kunden, mit denen man langfristig und persönlich zusammenarbeitet, ist es hilfreich, dass solche Vorgänge nach festen, freundlich formulierten Regeln laufen.

Vertiefung 2: Auswertungen, Rollen und saubere Übergabe an die Buchhaltung

Wer Dienstleistungen im Abo anbietet, braucht Zahlen, nicht nur Rechnungen. Und wer mehrere Mitarbeiter in der Verwaltung hat, braucht klare Zuständigkeiten.

Zahlen im Blick: Prognose, MRR und Churn

Fakturia stellt Berichte als CSV bereit: Kundenliste, Vertragsliste, Aufstellung der Neuverträge und Kündigungen, gebuchte Leistungen und andere. Besonders nützlich für die Planung sind die Umsatzprognose, die zeigt, mit welchen Einnahmen in den nächsten Monaten zu rechnen ist, und die MRR/ARR-Auswertung auf Monatsebene, die auch Churn und Churn-Rate enthält. So sehen Sie, ob Ihr Kundenstamm wächst oder schrumpft. Die Reports lassen sich über die Oberfläche oder per API auslösen und herunterladen, sodass Ihre Controlling-Auswertung automatisch laufen kann.

Rollen und Rechte

Nicht jeder muss alles sehen. Fakturia bietet eine Rollen- und Rechteverwaltung, mit der Sie Mitarbeitern im Unternehmen und externen Beteiligten wie dem Steuerberater genau die Zugriffe geben, die sie brauchen. Der Login lässt sich zusätzlich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

DATEV-Anbindung und Rechnungsabgrenzung

Fakturia verbindet sich über den Buchungsdatenservice 2.0 direkt mit dem DATEV-Rechenzentrum und überträgt fertige Buchungssätze samt PDF-Rechnungen. Werden Leistungen im Voraus bezahlt, bildet Fakturia beim Export Abgrenzungsposten auf Monatsbasis und löst sie wieder auf. Alternativ lässt sich die DATEV-Datei herunterladen und in ein anderes Buchhaltungsprogramm mit DATEV-Import einspielen.

Aktuell: E-Rechnung ab 2027 – und was das für Pflegedienste heißt

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gilt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden, für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Zulässig sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Für Pflegedienste ist das aus zwei Gründen interessant. Erstens betrifft die Pflicht nur Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden, also an die meisten Ihrer Selbstzahler, sind davon nicht erfasst. Zweitens gibt es Ausnahmen für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zu denen je nach Leistung auch Heil- und Pflegeleistungen zählen können. Gemischte Angebote mit steuerpflichtigen Zusatzleistungen sind aber schnell Einzelfälle. Klären Sie deshalb mit Ihrer Steuerberatung, was auf Ihr Unternehmen zutrifft. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Wenn Sie Rechnungen an Firmenkunden stellen, etwa an Arbeitgeber, die Betreuung als Benefit anbieten, ist Fakturia vorbereitet: ZUGFeRD und XRechnung unterstützt die Software seit 2019, auch Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland.

So starten Sie

Über einen kostenfreien, unverbindlichen und zeitlich unbegrenzten Testmandanten (Sandbox) probieren Sie Fakturia in Ruhe aus: Artikel anlegen, Verträge erfassen, Leistungen einbuchen und einen Rechnungslauf durchspielen. Wer Unterstützung möchte, nutzt das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend sämtliche Einstellungen in die Produktivumgebung.

Gerade für kleine Anbieter ist die FLEX-Serie interessant, die seit März 2026 verfügbar ist: Sie kommt ohne monatliche Grundgebühr aus und wird rein umsatzbasiert abgerechnet. Die Business-Serie mit Grundgebühr und Inklusivkontingenten läuft weiter. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Da es um sensible Kundendaten geht, ist wichtig: Die Server stehen ausschließlich in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.