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Monatliche Betreuungspauschalen, Pflegepakete für Privatzahler, hauswirtschaftliche Serviceverträge, Tagespflege-Abonnements – ambulante Pflegedienste und stationäre Pflegeeinrichtungen haben es mit einer sensiblen und komplexen Abrechnungsstruktur zu tun. Die deutsche Subscription-Management-Software Fakturia automatisiert wiederkehrende Billing-Prozesse und entlastet Pflegeunternehmen von zeitaufwendiger Verwaltungsarbeit – damit mehr Zeit für das bleibt, was zählt: die Pflege.
Pflegedienste zwischen Fachkräftemangel und Verwaltungslast
Die Pflegebranche steht unter enormem Druck. Fachkräftemangel, steigende Anforderungen durch Qualitätsprüfungen und ein wachsender Anteil privat zahlender Kunden – all das fordert Pflegeunternehmen in ihrer gesamten Breite heraus.
Besonders belastend: der administrative Aufwand. Pflegedienstleitungen und Verwaltungsmitarbeiter verbringen wertvolle Stunden mit der Erstellung monatlicher Rechnungen, dem Nachfassen bei Zahlungseingängen, der Verwaltung von Vertragsänderungen und dem Mahnwesen gegenüber Privatpatienten. Zeit, die an anderer Stelle dringend benötigt wird.
Für Pflegedienste mit einem wachsenden Anteil an Privatzahlern – sei es für Zusatzleistungen außerhalb des SGB-Rahmens, für hauswirtschaftliche Services oder für Komfortleistungen im stationären Bereich – entsteht ein echter Abrechnungsbedarf, der über klassische Pflegeabrechnungssysteme hinausgeht.
Genau hier setzt Fakturia an.
Fakturia: Subscription-Management für die Pflegebranche
Fakturia ist eine in Deutschland entwickelte Subscription-Management- und Recurring-Billing-Software der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München – inhabergeführt, seit 2007 am Markt, vollständig im Privatbesitz seiner Gesellschafter und unabhängig von ausländischen Investoren.
Die Software läuft in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg und ist vollständig DSGVO-konform. Für Pflegeunternehmen, die täglich mit hochsensiblen Patientendaten arbeiten und datenschutzrechtlichen Pflichten unterliegen, ist das eine unverzichtbare Grundvoraussetzung – nicht nur eine technische Eigenschaft.
Anwendungsfälle für Pflegedienste und Pflegeeinrichtungen
Privatzahler-Leistungen automatisch abrechnen
Ambulante Pflegedienste, die Leistungen außerhalb des Pflegekassen-Rahmens anbieten – zusätzliche Betreuungsstunden, Begleitung zu Arztterminen, Einkaufsservice, Alltagsassistenz – rechnen diese Leistungen direkt mit dem Pflegebedürftigen oder dessen Familie ab.
Fakturia verwaltet diese Privatverträge vollständig: automatischer Rechnungsversand, Zahlungseinzug per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte und lückenlose Dokumentation – ohne manuellen Eingriff, Monat für Monat. Die Pflegedienstleitung behält den Überblick, ohne selbst jede Rechnung anfassen zu müssen.
Hauswirtschaftliche Serviceverträge
Viele ambulante Pflegedienste bieten hauswirtschaftliche Leistungen als eigenständiges Produkt an: Reinigung, Wäsche, Einkäufe, Mahlzeitenzubereitung – paketiert als monatliche Servicepauschale. Fakturia bildet diese Verträge als Abonnements ab und rechnet sie vollautomatisch ab.
Wechselt ein Kunde das Paket – z. B. von einem Basispaket mit zwei Stunden wöchentlich auf ein Premiumpaket mit täglichem Service – berechnet Fakturia den anteiligen Betrag auf den Tag genau und fehlerfrei.
Tagespflege-Abonnements und Betreuungspakete
Tagespflegeeinrichtungen, die monatliche Betreuungspakete mit festen Tagesanzahlen anbieten, nutzen Fakturia für die strukturierte Abrechnung: Grundpauschale pro Monat, Zusatzleistungen wie Fahrdienst oder besondere Betreuungsangebote als optionale Zusatzpositionen – alles auf einer übersichtlichen Monatsrechnung.
Stationäre Pflegeeinrichtungen: Komfort- und Zusatzleistungen
Stationäre Pflegeheime bieten ihren Bewohnern zunehmend individuell buchbare Komfortleistungen an: Einzelzimmer-Zuschläge, Friseur- und Fußpflegeleistungen auf Abonnementbasis, kulturelle Angebote, Ausflugspauschalen oder spezielle Therapieangebote. Diese Zusatzleistungen lassen sich in Fakturia als wiederkehrende oder einmalige Positionen zum bestehenden Betreuungsvertrag hinzufügen.
Betreuungs-WGs und ambulant betreutes Wohnen
Anbieter von Wohngemeinschaften für Pflegebedürftige oder Menschen mit Behinderungen, die monatliche Betreuungspauschalen direkt mit Bewohnern oder deren gesetzlichen Betreuern abrechnen, nutzen Fakturia für eine strukturierte, professionelle Privatabrechnung.
Intensivpflege-Ambulanzen mit Privatliquidation
Spezialisierte ambulante Intensivpflegedienste, die Privatpatienten oder Selbstzahler betreuen, haben besonders hohe Anforderungen an eine korrekte, detaillierte Abrechnung. Fakturia bietet die nötige Flexibilität für individuelle Vertragskonditionen, unterschiedliche Abrechnungsintervalle und die Kombination aus Pauschalen und variablen Leistungspositionen.
Automatisches Mahnwesen – einfühlsam und konsequent
Das Mahnwesen gegenüber Pflegebedürftigen und deren Familien ist besonders heikel. Zu harsch mahnen verletzt die Würde der betroffenen Menschen und belastet das Vertrauensverhältnis. Zu nachsichtig sein gefährdet die Liquidität des Pflegedienstes.
Fakturia löst dieses Dilemma mit einem regelbasierten, vollautomatisch ablaufenden Mahnwesen: Ton, Fristen und Mahnstufen sind individuell konfigurierbar. Der erste Kontakt kann als freundliche Zahlungserinnerung formuliert sein, spätere Stufen konsequenter – alles ohne persönliches Eingreifen der Pflegedienstleitung, lückenlos dokumentiert.
Wiederkehrende Zahlungen komfortabel und sicher
Fakturia unterstützt automatische Zahlungen über Stripe, PayPal, Adyen und Unzer – per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. Für ältere Pflegebedürftige oder deren Familien ist die SEPA-Lastschrift die bevorzugte Zahlungsart: einmal eingerichtet, läuft die Zahlung automatisch – ohne monatlichen Aufwand für Pflegebedürftigen oder Angehörige.
Rücklastschriften werden über den integrierten Kontenabgleich via finAPI automatisch erkannt und verarbeitet.
Kündigungsabwicklung und Kündigungsbutton
Endet ein Pflegevertrag – durch Umzug in eine stationäre Einrichtung, durch Ableben oder durch Kündigung – übernimmt Fakturia die gesamte Abwicklung: Restlaufzeit berechnen, Abschlussrechnung erstellen, etwaige Guthaben korrekt verrechnen. Der gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsbutton ist nativ integriert.
Customer Self-Service-Portal: Transparenz für Angehörige
Pflegebedürftige oder deren Angehörige können über ein eigenes Portal Rechnungen jederzeit einsehen und Zahlungsdaten aktualisieren. Das schafft Transparenz, reduziert Rückfragen beim Pflegedienst und positioniert den Anbieter als modernen, digital aufgestellten Dienstleister – ein wachsender Wettbewerbsvorteil in einer Branche, in der Vertrauen alles ist.
DATEV-Integration und E-Rechnungen
Die direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online macht den Buchhaltungsexport reibungslos. Steuerberater erhalten sauber aufbereitete Daten – inklusive passiver Rechnungsabgrenzung für Jahrespauschalen oder vorausbezahlte Betreuungspakete.
E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung werden automatisch erstellt – relevant für Pflegedienste, die mit Kostenträgern, Sozialhilfeträgern oder institutionellen Partnern zusammenarbeiten, die elektronische Rechnungen vorschreiben.
Zapier: Fakturia im Pflegedienst-Stack
Über die Zapier-Integration verbindet sich Fakturia mit über 2.000 Tools – Pflegedokumentation, CRM-Systeme, E-Mail-Marketing oder interne Kommunikationsplattformen. Mögliche Automatisierungen: Ein neuer Privatvertrag in Fakturia legt automatisch den Kunden in der Pflegedokumentation an. Eine Vertragsbeendigung informiert die Tourenplanung sofort. Ein Mahnlauf benachrichtigt die Pflegedienstleitung per E-Mail.
Provisionsabrechnung für Kooperationspartner
Pflegedienste, die über Krankenhaussozialarbeiter, Pflegestützpunkte oder Seniorenberatungsstellen neue Kunden gewinnen und dafür Kooperationsvergütungen zahlen, nutzen die integrierte Provisionsabrechnung in Fakturia – transparent, automatisch und nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Tarife: Passend für jeden Pflegebetrieb
Seit März 2026 bietet Fakturia zwei Tariflinien:
FLEX-Serie – Ohne monatliche Grundgebühr, rein umsatzbasiert. Ideal für kleinere ambulante Pflegedienste oder Einrichtungen, die gerade beginnen, Privatzahler-Leistungen strukturiert abzurechnen. Kein Fixkostenrisiko, voller Funktionsumfang.
Business-Serie – Mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten. Für etablierte Pflegeeinrichtungen mit einem wachsenden Portfolio an Privatverträgen und Zusatzleistungen.
Jetzt kostenlos testen
Eine kostenfreie Sandbox-Umgebung steht unter fakturia.de/testmandant bereit – unverbindlich und ohne Kreditkarte.
Für einen schnellen Einstieg bietet Fakturia das Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR): gemeinsame Einrichtung der Umgebung und vollständige Übertragung aller Einstellungen in die Produktivumgebung.
Beratungsgespräch buchen: fakturia.de/beratungsgespraech-vereinbaren
Fazit: Weniger Verwaltung, mehr Pflege
Pflegeunternehmen, die ihren Privatzahler-Anteil ausbauen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand im Griff behalten wollen, brauchen eine Abrechnungsinfrastruktur, die zuverlässig im Hintergrund läuft – ohne dass wertvolle Pflegekräfte oder die Verwaltung täglich eingreifen müssen.
Fakturia liefert genau das: vollautomatisch, DSGVO-konform, TÜV-zertifiziert und entwickelt in Deutschland. Vom ersten Privatvertrag bis zur DATEV-Übergabe läuft alles in einem System – damit das Pflegeteam sich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt.